Illustration av en raket som stiger upp i skyn.

Fast pris eller agil budget?

maj 10, 2022
Av Anders Widell

Fast pris för webbprojektet känns ofta tryggt för kunden initialt. Men det finns ingen garanti för att man kommer att bli nöjd med resultatet. Med en “agil budget” jobbar alla tillsammans, även kunden. Då ligger garantin istället i att slutresultatet kommer att bli bra.

Det blir väldigt tydligt och kännbart för beställaren när ett fast pris-projekt går över budget. Kostnaden är absolut och syns direkt i den interna uppföljningen. Kanske är det en av anledningarna till att det fortfarande ofta frågas efter fast pris när man upphandlar IT-projekt. 

Hur lyckat projektet blev, sett till den effekt som uppnåddes, är inte lika tydligt eller enkelt att härleda. Det får inte automatiskt samma uppmärksamhet, vilket det naturligtvis borde få. Det finns ju inget självändamål i att ta fram webblösningar. De ska fylla någon typ av funktion.

Fast pris inte fel i sig

Att begära fast pris för ett webbprojekt är inte fel i sig. Det fungerar bra när bägge parter är helt överens om exakt vad som ska göras, när det ska göras och hur det ska ske. Det är när ett fast pris ska sättas på ett otydligt definierat projekt som det blir problematiskt. Kommer saker och ting att behöva göras på ett annorlunda sätt än det som initialt estimerades, kan tid och därmed också kostnader snabbt skena iväg.

Samma sak gäller om siten ska integreras med andra system eller om det finns externa parter inblandade. Under sådana förutsättningar blir det snudd på omöjligt att sätta ett fast pris.

Att upphandla utvecklingsprojekt till fast pris kräver mycket av beställaren. Vad webbplatsen eller lösningen ska kunna göra behöver vara specificerat på ett tydligt sätt så att leverantören förstår det. Alla kritiska detaljer om hur projektet ska fungera mellan parterna och när leverans ska ske måste också upp på bordet. Finns det externa kopplingar eller andra externa aktörer med i bilden blir kravställningen lätt så komplex att en agil budget är att föredra.

Fast pris = ett fast antal timmar

Så gott som all prissättning i IT-branschen sker utifrån tidsestimat, även för fast prissättning. Man beräknar det antal arbetstimmar som behövs för att bygga och leverera lösningen och det fasta pris man får består i praktiken av ett antal timmar. Vill beställaren i ett fast pris-projekt göra ändringar eller tillägg under resans gång så kommer budgeten sannolikt att spricka.

Det ligger i beställarens intresse att det fungerar så här. Att budgetar baseras på timmar möjliggör en bra planering och uppföljning, vilket i sin tur gör att leverantören kan lämna relevanta deadlines och leveransdatum, och hålla dem.

Agil budget skall inte likställas med löpande timräkning

Det kan kännas skrämmande att gå in i ett projekt med en budget som baseras på en mängd timmar utan att allt som ska göras på förhand är tydligt specificerat. Det kan lätt upplevas som att gå på löpande timräkning och man oroar sig för att timmarna ska skena iväg. Men poängen med en agil budget är att man säkerställer att timmarna används på ett optimalt sätt. Både leverantören och beställaren är med och prioriterar vad som ska göras så att mesta möjliga värde och bästa möjliga resultat uppnås.

Agil budget kräver agilt mindset

Att kunna förhålla sig till och dra full fördel av en agil budget handlar mycket om ett mindset hos beställaren. Finns det redan tidigt ett tydligt fokus på vad lösningen ska ge, snarare än att få fram lösningen i sig, så får man mer ut av sin investering. 

Om man redan i budgeteringsfasen pratar effektmål snarare än lösning skapar det förutsättningar för att projektet ska bli lyckat och att beställaren blir nöjd med slutresultatet. Projektet kan då inriktas på att ta fram en produkt som ger maximal effekt för pengarna. 

Den agila budgeten förutsätter en agil projektmetodik, till exempel Scrum. Den bygger på att lösningen tas fram iterativt från prototyp via en serie av versioner där den stegvis förbättras och byggs på. Fördelen med det är att man tidigt har en första version av produkten på plats med alla dess kritiska funktioner. Den kan sedan testas, förbättras och stegvis byggas på med mer funktionalitet tills dess att budgeten är slut. Man börjar med det som är högst prioriterat och rör sig ner i prioritering. På så sätt läggs inte tid på mindre viktiga funktioner så att budgeten tar slut innan de viktigaste är färdiga.

Förutsättningar för fast pris

  • Projektets budget får absolut inte överskridas
  • Projektet är väl definierat
  • Det är tydligt vad som ska göras och hur lång tid det kommer att ta
  • Inga tillägg eller ändringar kommer att behöva göras under projektets gång
  • Beställaren har tagit fram ett bra och detaljerat underlag som kan prissättas.

Då passar det bättre med agil budget

  • Fokus på ett bra slutresultat
  • Lösningen kommer att definieras efter resans gång
  • Det finns okända variabler
  • Det finns externa kopplingar och tredje parter inblandade
  • Kunden vill och kan engagera sig löpande i projektet
  • Beställaren vill iterera sig fram till den färdiga lösningen.
     
  • Victor Ollén Affärsutvecklingschef/Head of Business Development
    Kontaktperson
    Victor Ollén
    Affärsutvecklingschef