Bli en bättre beställare

Så blir du en bättre beställare av webblösningar

feb 21, 2020
Av Michelle Nordqvist

Det är allmänt känt att en hög andel IT-projekt fallerar. Kanske har man insett att man behöver en ny webblösning och har storslagna idéer om hur denna ska lösa verksamhetens problem och i slutändan leda till effektivare arbetsprocesser, en högre försäljning eller mer leads. Man investerar en ganska stor summa pengar och när den nya webbplatsen lanseras lutar man sig tillbaka och väntar på att få skörda frukten. Men resultatet lyser med sin frånvaro. Många IT-projekt fallerar inte på grund av leverantören utan på grund av bristande beställarkompetens. Hur kan du bli en bättre beställare?

Före projektstart

Business case

För att kunna driva alla former av projekt framgångsrikt krävs det en förankring hos ledningen. Då kan ett business case vara till god hjälp. Ett business case tar bland annat upp:

 

  • Vilket syfte har projektet? Man vet ofta var någonstans i organisationen eller affärsmodellen som det skaver men det är viktigt att förstå vilka problem som leder till skavet. Det är också viktigt att man löser rätt problem, gå till källan
  • Vilka är målen med det nya projektet, på kort och på lång sikt? Alla mål ska vara SMARTa mål, dvs specifika (specific) , mätbara (measurable), uppnåbara (achievable), relevanta (relevant) och tidsbestämda (time-bound). 
  • Vad är projektets affärsnytta?
  • Hur kommer projektet leda till en förbättring i slutändan och hur kan projektet få ekonomisk bäring?

Gör en riskanalys för att förstå vilka risker som projektet innebär. Ta även upp vilka risker som finns om projektet INTE genomförs. Skriv alltid business caset utifrån affärstermer och inte tekniska termer. 

Målgrupper och behov

För att kunna leverera en framgångsrik webblösning måste du veta vilken målgrupp du bygger den för. Vem är dem? Hur använder de och/eller ska de använda den nya lösningen? Här kan personas vara till stor hjälp. Tänk bara på att inte ta personas bokstavligt utan snarare som en riktning för att förstå hur de olika målgrupperna fungerar. Glöm inte heller möjliga intressenter som på olika sätt blir berörda av den. När du har dina målgrupper på plats är det dags att prioritera dem. Kom ihåg att alla målgrupper inte är lika viktiga, var hård i dina prioriteringar.

 

När du definierat dina målgrupper är det dags att göra en behovsanalys. Vilka smärtor eller problem har de olika målgrupperna som vi ska lösa med vårt nya projekt? Och vilka lösningar finns på plats idag som de inte kan vara utan? Behoven som din/a prioriterade målgrupp/er har ska ligga till grund för en MVP (minimum viable product). Det vill säga det minsta antalet krav eller funktioner som den nya lanseringen måste ha för att uppfylla de viktigaste behoven. 

Resurser

Med ett starkt business case är det lättare att avsätta resurser. Säkerställ att du har de resurser som du behöver för att leverera ett framgångsrikt projekt till din organisation. Tänk på att det inte bara handlar om budget. Vilka kompetenser från din egen organisation behöver du för att genomföra projektet? Gör en resursinventering och säkerställ att det avsätts rimlig tid för de personer du behöver till projektet.

Kunskap om er egen IT-infrastruktur

Det är ytterst viktigt att beställaren förstår vilka andra system som finns i verksamheten, vad de gör, för vem och varför de är viktiga. Oftast kan man hitta synergier mellan befintliga system och ny webblösning där man både sparar pengar och kan jobba mer effektivt. Förstå hur webblösningen ska samspela med de andra systemen i er verksamhet. Som ett exempel, istället för att ett kontaktformulär ska generera ett mail där en säljare ska knappa in leadet i ett CRM-system så kan kanske leadet gå rakt in i systemet från webben? Eller se till att välja ett betalsystem till den nya webben som har en direkt integration till ert befintliga affärs- eller ekonomisystem för att minska administrativt arbete. 

Tålamod

Välj din leverantör med noga omsorg

Det är kostsamt, inte minst kunskapsmässigt, att byta leverantör. Att välja en leverantör eller digital partner ska vara som att inleda en vänskapsrelation. Denna relation ska förhoppningsvis hålla i ett antal år framöver så välj din leverantör med omsorg. En affärsrelation, precis som en vänskapsrelation, tar lång tid att bygga upp och grundar sig i en gemensam tillit till varandra. Så när du väljer din nya vän var säker på att du gör din research.

 

  • Vilka potentiella leverantörer finns det ute på marknaden?
  • Matchar deras tjänster våra behov?
  • Är vi beroende av en lokal leverantör eller är vi vana vid att hålla webbkonferenser eller verka i olika tidszoner?
  • Vilka kunder arbetar leverantörerna med?
  • Använd ditt nätverk och fråga efter rekommendationer!

Välj ut 3-5 leverantörer som du träffar för att skaffa dig en bild av företaget. Här är personkemi och känslan för företaget viktigt. Har ni samma värderingar? Kan ni se er själva i en långsiktig relation med leverantören? Ta kundreferenser och lägg ner den lilla men så värdefulla tiden på att kontakta dessa för att säkerställa att leverantören är vem de utger sig för att vara.

 

Om ingen av leverantörerna känns hundra, gör er själva och leverantörerna en tjänst och leta vidare. Att inleda ett skakigt samarbete är ingen bra grund att stå på när man ska bygga långsiktiga relationer.

Ha en realistisk tidsplan

Allt för ofta är det akuta problem som mynnar ut i att man snabbt behöver ha en ny webblösning på plats. Var proaktiv och initiera det förändringsarbete som en ny lösning oftast innebär i god tid. Det är oftast inte produktivt varken för er eller er leverantör att arbeta under tidspress. Oftast klarar leverantören av att leverera ändå, genom att tillsätta mer resurser, men det tenderar att bli onödigt ineffektivt och därmed kostsamt. Dessutom är det ofta så att du som kund och din organisation blir flaskhalsen i slutändan därför att ni inte har avsatt tiden som krävs för att sjösätta ett projekt under tidspress. En stress som du kan bespara både dig och dina kollegor.

Under projektet

Säkerställ att hela projektteamet förstår affärsnyttan

Detta är troligtvis den mest kritiska tidpunkt i hela projektet. När det är dags att starta upp kan vi inte nog understryka vikten av att hela projektteamet sätts in affärsnyttan med projektet. Varför gör vi det? Vad ska det leda till? Hur fungerar er affär? Uppskatta när din leverantör ställer en miljon frågor som kan verka orelaterat till en ny webblösning. Det visar bara på att de är seriösa och förstår vikten av att förstå helheten. Det handlar om att överföra så mycket av den kunskap du besitter som bara möjligt över till din leverantör.

Lita på din leverantör

Du har valt en leverantör som du tycker är duktig och matchar era behov. Leverantören är din organisations förlängda arm och kompletterar er där ni saknar kompetens. Lita på leverantörens rekommendationer och ha förtroende för att leverantören vill ert bästa. 

 

Om du har lyckats förmedla affärsnyttan till din leverantör kommer rekommendationer och estimat spegla vad ni vill uppnå. Det är sällan en god idé att be om att få saker gjorda snabbare med samma scope. Det är oftast kvalitén som blir lidande i din leverantörs försök att vrida och vända på sig för att göra dig nöjd med ett lika stort scope inom ramarna för en mindre budget.

"Det mesta kan göras billigare, men till vilket pris?"

Tydliga prioriteringar

Din leverantör kan vara din förlängda arm och komplettera er där din eller ditt företags kompetens brister. Det du måste hjälpa din leverantör tillbaka med att hela tiden veta vad som har högst prioritet. Arbetar man agilt, som oftast är den föredragna metoden inom mjukvaruutveckling, skapar sprintmöten ett naturligt forum för detta. Kom förberedd till sprintmötena och ha stenkoll på vad som ligger i den prioriterade backloggen. På så sätt kan leverantören arbeta så effektivt som möjligt med rätt saker först, något som gynnar dig och din budget väl. 

Släpp aldrig projektet

Ett annat vanligt misstag man gör som beställare är att man alltför snabbt släpper projektet för tidigt. Antingen släpper man det i händerna på någon i sin organisation som egentligen inte har en beslutsfattande position. Denna riskerar att bränna budget på för mycket ledtider då den måste be någon annan om beslut, eller ännu värre inte är tillräckligt insatt i projektnyttan och därmed fattar felaktiga prioriteringar. På bekostnad av budget, kvalité, leverans eller alla tre. 

 

Det är också vanligt att man ser valet av leverantör som ett enkelt sätt att snabbt lämpa av projektbeställningen för exekvering och först komma tillbaka när projektet är redo att lanseras. Då lämnar man det upp till leverantören att fatta prioriteringar åt dig längs vägen, utan tillräcklig kunskap om er verksamhet som enbart du besitter. 

 

Slutsatsen är att du som beställare alltid ska sträva efter att vara med löpande för att säkerställa att projektet behåller rätt. Det är dessutom något som en seriös leverantör uppskattar.

Efter projektleverans

Delivery management

Projektet är slut, både beställare och leverantör är nöjda med resultatet! Men hur ser resten av organisationen på projektet? Och hur ska du som beställare säkerställa att projektet rullas ut, mottas och implementeras framgångsrikt i ditt företag? 

 

Efter projektslut måste det finnas en plan för hur organisationen och/eller era kunder ska ta emot leveransen. Kanske har en funktion, ytterst viktig för en individ bortprioriterats till förmån för en annan funktion som bättre stödjer företagets och projektets övergripande affärsnytta? Och hur säkerställer du att företaget nu använder den nya lösningen på bästa möjliga sätt. Utbildning för alla berörda måste göras och om man inte lagt pengar på att låta leverantören ta fram användarmanualer måste dessa tas fram. Glöm inte bort att kartlägga hur projektleveransen i det större perspektivet samspelar med andra delar av organisationen för att säkerställa en god förvaltning över längre tid. 

 

De flesta webbprojekt leder till någon form av förändringsarbete, litet eller stort. Alla människor är olika och tar förändringar olika bra. Ha förståelse för att det tar tid att implementera något nytt och var ihärdig. 

Förvaltning

Hur ska den nya webblösningen förvaltas? De flesta mjukvaror behöver uppdateras, hur fungerar den teknik som valdes till ert webbprojekt? Det är rimligt att tidigt fundera på vilken budget som måste avsättas för att drifta och förvalta er nya lösning. 

Felanmälan

Det uppstår alltid situationer då man måste göra en felanmälan. Kanske beror felet på en bugg, en oväntad nedtid på er server eller kanske beror den på ett handhavandefel. Oavsett så är det ofrånkomligt att ni ibland kommer att behöva snabb hjälp. Här bör man sätta upp en struktur för hur man vill hantera felanmälningar. Är man ett stort företag är det kanske inte hållbart att låta alla felanmäla sina problem till leverantören med i många fall bristande felbeskrivningar som i slutändan äter budget. Då kanske man ska fundera på att använda sig av en eller flera gatekeepers som har kompetens att göra en enklare felsökning för att utreda vad felet beror på och vem som i så fall ska kontaktas.

Vidareutveckling

Vi har hela vägen i denna artikel nämnt projekt, vilket egentligen är en felaktig term för en webblösning. Man ska aldrig se en webblösning som ett projekt. Det har förvisso en start men bör aldrig ha ett slut. Sfären webb är så otroligt snabbrörlig och våra användare ställer högre och högre krav på oss som företag och på våra tjänster och/eller produkter. I takt med att våra målgruppers behov förändras måste vi också vara snabbrörliga och anpassa oss för att inte mista marknadsandelar till en konkurrent. Därför ska alla webblösningar alltid ha en avsatt budget för löpande vidareutveckling. Hur stor budget man bör avsätta i vidareutveckling beror på många faktorer bland annat  bransch, företag, målgrupp, tjänst eller produk. Din leverantör kan hjälpa dig med vad som är rimligt för just er.

Avslutningsvis

I denna artikel har vi för enkelhetens skull valt att använda ordet leverantör. Men som vi ser det finns det egentligen två typer av samarbeten; leverantör eller partnerskap. 

 

Webben är ett av de områden som utvecklas snabbast och det går i en rasande takt. Webben 2020 är något helt annat än 2015. Det ställs mycket höga krav på de som arbetar med webb att vara multi-konstnärer och kunna mycket om allt. Det råder en brist på beställarkompetens inom webb ute bland företagen. Detta då beställare oftast inte har en renodlad beställartjänst utan primärt sitter i rollen som till exempel marknadschef, affärsutvecklare eller IT-chef. Det är en omöjlighet att hålla sig ajour med allt som händer inom webbsfären. En leverantör förutsätter att du som kund har full täckning på alla delar som togs upp i denna artikel. En leverantör är en ren utförare av det ni beställer. 

 

Saknar du kunskapen och/eller tiden är det snarare en partner du söker. Någon som kan hjälpa dig och vägleda dig till rätt beslut. Många projekt misslyckas därför att de saknat rätt beställarkompetens. Har ni råd att misslyckas?

 

Vi på Odd Hill är vana vid att jobba både som leverantör och digital partner. Kontakta oss om ni vill veta mer om hur vi kan hjälpa er!